Privacyverklaring Van Herpen Beveiligingsadvies

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Van Herpen Beveiligingsadvies (VHBA) is een eenmanszaak en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat u met ons heeft, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voorletters;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam;
• gegevens van een VvE of andere organisatie;
• factuur- en betalingsgegevens;
• correspondentie en communicatie;
• gegevens die u verstrekt bij een offerteaanvraag;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een opdracht;
• locatie- en objectgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn voor advies, installatie, onderhoud of storingswerkzaamheden;
• technische gegevens over aanwezige beveiligings-, intercom- of toegangssystemen.

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden gebruikt.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het maken van afspraken;
• het uitvoeren van een technische opname;
• het opstellen en versturen van offertes;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren en installeren van apparatuur;
• het uitvoeren van onderhoud en het verhelpen van storingen;
• het geven van beveiligingsadvies;
• communicatie tijdens en na uitvoering van een opdracht;
• facturering en financiële administratie;
• garantie en service;
• het behandelen van klachten;
• het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Van Herpen Beveiligingsadvies verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

De verwerking is noodzakelijk om een overeenkomst met u uit te voeren of om, op uw verzoek, maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten, bijvoorbeeld voor het opstellen van een offerte.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij bewaren of verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde gevallen kunnen wij persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld voor het beveiligen van onze administratie, het afhandelen van geschillen of het vaststellen en verdedigen van juridische aanspraken. Daarbij wegen wij ons belang af tegen uw privacybelang.

Toestemming

Wanneer een verwerking alleen op basis van uw toestemming mag plaatsvinden, vragen wij u vooraf om toestemming. U kunt deze toestemming later weer intrekken.

5. Persoonsgegevens bij VvE-opdrachten

Bij werkzaamheden voor Verenigingen van Eigenaars kan Van Herpen Beveiligingsadvies persoonsgegevens ontvangen van het bestuur, een beheerder of een andere vertegenwoordiger van de VvE.

Dit kunnen bijvoorbeeld namen, appartementnummers, telefoonnummers of andere contactgegevens van bewoners zijn wanneer deze noodzakelijk zijn voor het plannen en uitvoeren van werkzaamheden.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de betreffende werkzaamheden.

6. Beveiligings- en toegangsgegevens

Onze werkzaamheden kunnen betrekking hebben op beveiligingsinstallaties, deurintercomsystemen, camera-installaties en toegangscontrolesystemen.

Technische informatie over dergelijke installaties kan beveiligingsgevoelig zijn. Van Herpen Beveiligingsadvies gaat daarom zorgvuldig om met onder andere installatietekeningen, toegangsinformatie, technische configuraties en overige informatie over de beveiliging van een object.

Deze gegevens worden alleen gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de overeengekomen werkzaamheden.

7. Camerabeelden

Wanneer Van Herpen Beveiligingsadvies een camerasysteem installeert of onderhoudt, betekent dit niet automatisch dat wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de camerabeelden.

De eigenaar of gebruiker van het camerasysteem is in beginsel zelf verantwoordelijk voor het gebruik van het systeem en voor de naleving van de toepasselijke privacyregels.

Wanneer het voor installatie, onderhoud of het oplossen van een storing noodzakelijk is om tijdelijk toegang te hebben tot beelden of instellingen, wordt deze toegang beperkt tot wat voor de werkzaamheden noodzakelijk is.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Van Herpen Beveiligingsadvies verkoopt uw persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan:

• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• leveranciers en fabrikanten;
• hosting- en IT-dienstverleners;
• banken en betaaldienstverleners;
• transport- en bezorgdiensten;
• professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.

Wanneer een externe partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig passende afspraken over de bescherming van deze gegevens.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens door een door ons gebruikte leverancier of dienst buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, beoordelen wij of hiervoor passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de AVG.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.

Offertes, correspondentie, technische gegevens, projectdocumentatie en servicegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden, garantie, service, eventuele vervolgwerkzaamheden of de vaststelling en verdediging van juridische aanspraken.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Van Herpen Beveiligingsadvies neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking.

De toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Bijzondere aandacht wordt besteed aan gegevens die informatie kunnen geven over de beveiliging of toegang tot woningen en bedrijfsgebouwen.

12. Website, cookies en technische gegevens

De website kan gebruikmaken van functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren.

Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor voorafgaande toestemming noodzakelijk is, worden deze alleen geplaatst nadat daarvoor toestemming is verkregen.

Wanneer op de website externe diensten worden gebruikt, bijvoorbeeld voor statistieken, kaarten, video's of andere geïntegreerde diensten, kan aanvullende informatie over deze verwerking worden opgenomen in het cookiebeleid of de cookiemelding van de website.

13. Contactformulier

Wanneer u via onze website een contact- of offerteformulier invult, gebruiken wij de door u verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen en contact met u op te nemen.

Verstrek via een contactformulier geen persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor uw aanvraag.

14. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kunt u sturen naar:

contact@vanherpenbeveiligingsadvies.nl

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen vaststellen. Daarbij vragen wij niet meer informatie dan noodzakelijk is.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Van Herpen Beveiligingsadvies neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

16. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop Van Herpen Beveiligingsadvies met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via contact@vanherpenbeveiligingsadvies.nl.

Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig af te handelen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen

Van Herpen Beveiligingsadvies kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. De datum bovenaan deze privacyverklaring geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.